Altijd te laat:

waarom alles altijd langer duurt dan gepland

Roos Vonk

Het gaat altijd hetzelfde. Ik moet ergens naartoe. Ik zit nog even de krant te lezen. Ik kijk op mijn horloge: uiterlijk over een kwartier moet ik de deur uit. Nou, dan hoef ik me nog niet te haasten. 'De deur uit gaan' duurt hooguit vijf minuten. Alle tijd. Tien minuten later: verdomme! Waar zijn nou die schoenen die ik aan wilde? Even snel boven zoeken, dat kan nog wel. Het regent, ik moet mijn paraplu hebben. Die ligt in de auto. Autosleutels. Ik moet de kat eten geven. Die oorbellen kunnen hier niet bij, nog een keer naar boven, dan doe ik die andere aan. Heb ik nu alles? Nee, het cadeautje. Shit! Ik moet het nog inpakken! Plakband, waar is dat gebleven? Ik haal het nooit!

Nu is dit heel extreem, en heel dom. Ik zou inmiddels moeten weten dat 'de deur uit gaan' gemiddeld geen vijf minuten duurt, maar eerder dertig. Toch komt de fout die ik maak veelvuldig voor. Begrotingen worden overschreden. Deadlines worden niet gehaald. Kennelijk lopen dingen vaak anders dan we dachten. Het is altijd duurder dan je denkt. Het duurt langer dan je denkt. Of je houdt het minder lang vol dan je denkt. Of je komt er überhaupt niet aan toe. Een gouden regel is: neem twee keer zoveel tijd als je denkt dat je nodig hebt. Voor mij persoonlijk werkt dit niet, omdat ik 'stiekem' weet dat ik de tijd verdubbeld heb. Dus zeg ik tegen mezelf: 'Doe maar rustig aan, je hebt het heeeeel ruim gepland.' En dus gebeurt het nog steeds regelmatig dat ik de collegezaal in ren met een presentatie die bíjna af is, of dat ik met een half uit de koffer puilende, onvolledige en nog niet helemaal droge garderobe op reis ga.

Het probleem hangt samen met het feit dat we bij het plannen onze activiteiten niet gedetailleerd genoeg indelen. Als je denkt aan 'inpakken' voor de vakantie, maak je een heel andere inschatting van de benodigde tijd dan als je denkt aan: wassen, drogen, koffer zoeken, bedenken wat ik mee wil nemen, in de koffer doen, constateren dat het niet past, alles er weer uit halen, andere koffer zoeken, enzovoort. Evenzo is het duidelijk dat 'de deur uit gaan' weliswaar vijf minuten duurt, maar dat aankleden/omkleden, spullen bij elkaar pakken, iets zoeken dat ik kwijt ben (ook vaste prik), veel meer tijd in beslag nemen. Mensen die op deze manier plannen, blijken dan ook veel realistischer te zijn. Daarom heb ik een besluit genomen. Ik neem voortaan elke maandagochtend een kwartier –nou vooruit, een half uur– om al mijn activiteiten te ontleden in specifieke deelactiviteiten en de week tot in detail te plannen. Meer dan een half uur zal dat toch niet kosten?

* Deze column is verschenen in Psychologie Magazine, 2005, en staat tevens in Ego’s en andere ongemakken van Roos Vonk, Scriptum, najaar 2009.